FDE Build Project · 문서 행정

4.75년치 결재문서를,
한 문장으로 찾습니다

신스타프리젠츠의 전자결재(Docswave) 기안서 7,260건을 검색 가능한 데이터베이스로 만들었습니다. "엔케이티 올해 거래 내역 정리해줘" 같은 자연어 한 문장으로 과거 기안을 찾고, 금액을 대조하고, 중복 결제를 잡아냅니다.

🏢 신스타프리젠츠 👥 경영지원 · 회계 담당 🧪 dev 시연 완료 (무료 POC)

7,260건4.75년치 결재문서 DB화

자연어 검색말로 물으면 원본 링크까지

중복 결제 탐지이중 지급 사고 방지

거래처 139개표기 흔들림 자동 정규화

The Challenge

결재는 끝났지만, 다시 찾을 수가 없다

결재가 끝난 문서는 드라이브에 PDF로 흩어져 쌓일 뿐, 목록으로 검색하거나 엑셀로 뽑아볼 수단이 없었습니다.

날짜로는 못 찾는 과거 기안

"엔케이티에 3년 전 입금한 그 건, 누가 왜 올렸지?"를 찾고 싶어도 기안일과 입금일이 달라 특정이 어렵고, 폴더의 PDF를 하나씩 열어봐야 했습니다.

중복 결제 사각지대

거래처가 결제 완료 건을 미결제로 오인해 재청구하면, 담당자가 동일 건인지 몰라 이중으로 기안을 올리는 사고가 실제로 있었습니다.

그대로는 검색 안 되는 지저분한 데이터

거래처명이 제목에만 있거나, 합계금액 칸이 비어 있거나, 같은 프로젝트명이 여러 표기로 흩어져 있어 기계가 검색·집계할 수 없는 형태였습니다.

The Solution

한 번 정리해 두고, 그다음부터 즉시 검색

흩어진 PDF를 검색 가능한 데이터로 정리하고(수집·추출), 그다음부터는 자연어로 즉시 찾습니다(질의).

STEP 1

드라이브 수집

결재 완료 PDF 기안서를 통째로 읽어오기.

STEP 2

항목 추출·정규화

거래처·금액·기안자·날짜·품목 추출, 표기 통합.

STEP 3

검색 가능한 DB

7,260건을 하나의 거래 데이터베이스로.

STEP 4

자연어 질의

말로 물으면 답과 원본 링크를 함께.

기능 A · 정리

흩어진 기안서를 검색 가능한 표로

드라이브에 PDF로 흩어진 결재 문서를 읽어 거래처·금액·기안자·날짜·품목을 뽑아 하나의 데이터베이스로 만듭니다. 4.75년치·7,260건을 사람 손 없이 일괄 정리했습니다.

거래처 표기 흔들림(㈜·공백·약칭)을 하나로 통합 — 시계열이 끊기지 않음
값 신뢰도가 낮은 건만 자동으로 사람 검수 대기줄로 분리
원본 문서와 항상 연결 — 뽑은 값을 원문으로 검증 가능

Docswave 기안서(프로젝트지출결의서) 예시 — 거래처·금액·결재선 (민감정보 마스킹)

입력: 실제 기안서 한 장 (이름·거래처·금액은 마스킹)

기능 B · 핵심

평소 말로 묻는 질의 콘솔

웹 검색창에 평소 하던 말로 물으면, 답과 함께 원본 드라이브 링크를 줍니다. 숫자는 항상 원문으로 검증할 수 있어, 임의 추정이나 조용한 오류가 없습니다.

거래처 타임라인·금액 대조·중복 후보를 즉시 조회
전량 기준 정확한 합계·순위 (지출 총액, 최다 거래처 등)
모든 답에 근거·원본 링크를 함께 제시

자연어 질문"NKT 올해 거래 내역 요약"

↓

DB 검색 + 요약정확한 조회 후 답변 정리

↓

답변 + 원본 링크근거 문서로 바로 확인

묻고 → 찾고 → 원본으로 검증

이렇게 물어보면

담당자가 실제로 묻는 질문들

매번 폴더를 뒤지던 반복 업무가 한 문장으로 바뀝니다. (2026-07-15 시연에서 실제 사용된 질의)

"NKT 올해 거래 내역 요약해줘"

→ 거래 타임라인과 금액·사유를 정리하고 원본 링크를 함께 제시. 담당자의 반복 정산 업무를 그대로 대체합니다.

"중복 결제 의심 건 있어?"

→ 같은 거래처·같은 금액·근접일 후보를 짝지어 제시. 시연에서 4쌍의 중복 후보를 탐지했습니다.

"공급가+세액이 합계와 안 맞는 건?"

→ 금액이 어긋나는 문서를 자동으로 걸러내 검토 대상으로 제시합니다.

"작년 지출 총액 / 가장 많이 쓴 거래처는?"

→ 전량 기준으로 정확한 합계와 순위를 계산해 답합니다.

The Impact

폴더를 뒤지던 일이 검색 한 번으로

운영 KPI는 정식 도입 후 측정 예정입니다. 지금까지 dev 시연으로 확인된 변화는 다음과 같습니다.

BEFORE

과거 건은 입금일 주변 폴더의 PDF를 하나씩 클릭
중복 결제는 담당자 기억에 의존 → 이중 지급 위험
지출 합계·거래처 순위를 수기로 집계

AFTER

자연어 한 문장으로 거래 타임라인 즉시 조회
같은 거래처·금액·근접일 중복 후보 자동 탐지
전량 기준 정확한 합계·순위, 원본 링크로 검증

데이터베이스화

7,260건

4.75년치(2021.09~2026.06) 결재문서를 통째로 검색 가능한 데이터로 만들었습니다. 거래처 139개 표기를 통합하고 1,887건의 거래처 연결을 회복했습니다.

현황

dev 시연 완료, 피드백 반영 중

수집·추출·질의 콘솔·검수 화면이 dev에 배포·시연됐고(2026-07-15), 결재 의견 필드·입금일 기준 조회·영수증 금액 대조·엑셀 내보내기 등 실사용 피드백을 반영하고 있습니다. 정식 도입은 접근 권한 정책 확정 후 진행합니다.

4.75년치 결재문서를,한 문장으로 찾습니다